Todas las personas físicas y morales que cuentan con trabajadores a su cargo tienen la obligación de llevar nóminas y expedir recibos o constancias a sus trabajadores por los conceptos pagados.

En la Ley del Seguro Social, en su artículo 15, Fracción II, impone a los patrones la obligación de llevar registros tales como nóminas y listas de raya. Sin embargo, la Ley Federal del Trabajo no establece de manera expresa la obligación de llevar este tipo de registros.

Concepto

Las nóminas son registros donde se asientan los datos relativos a las remuneraciones efectuadas a cada uno de los trabajadores por la prestación de sus servicios personales a la empresa, donde además se registran las deducciones que se les efectúen de acuerdo a las diferentes leyes.

Requisitos que debe cumplir la nómina

El artículo 15, Fracción II de la Ley del Seguro Social establece algunos requisitos que deben contemplarse en las nóminas o listas de raya, tales como:

1.    Número de días trabajados.

2.    Salarios percibidos por los trabajadores.

3.    Otros que exija la LSS y su reglamento.

Por su parte el Reglamento de la LSS, en su artículo 9 establece los siguientes requisitos:

a). Del patrón:

1. Nombre, denominación o razón social.

2. Número de su Registro ante el IMSS.

3. Registro Federal de Contribuyentes.

b). Del trabajador:

1. Nombre completo.

2. Registro Federal de Contribuyentes.

3. Clave única del registro de población (CURP).

4. Duración de la jornada laboral.

5. Fecha de Ingreso al trabajo.

6. Tipo de salario.

c). Generales:

1. Lapso que comprende.

2. Periodicidad para el pago del salario.

3. Salario Base de Cotización.

4. Importe total del salario devengado.

5. Monto de las deducciones.

6. Retenciones efectuadas.

7. Unidades de tiempo laborado.

Deducciones a incluir en la nómina.

Existen diversos conceptos a incluirse como deducciones en la nómina, principalmente las retenciones de cuotas obreras correspondientes al IMSS, las retenciones de impuesto sobre la renta.

De igual manera, los descuentos de pagos destinados a cubrir créditos otorgados por el INFONAVIT, cuotas sindicales ordinarias previstas en los estatutos de los sindicatos, cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y cajas de ahorro, descuentos de abonos para cubrir los créditos al FONACOT.

Conservación de las nóminas.

Las nóminas deberán conservarse por un periodo de cinco años de acuerdo a la LSS y por su parte la LFT establece que deberán conservarse estos documentos durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral.

Infracciones.

La Ley del Seguro Social establece que el no llevar registros de nóminas o listas de raya de acuerdo a lo establecido en la ley y su reglamento constituye una infracción (Artículo 304ª, Fracción VII).

Por otro lado en el artículo 304A Fracción VIII marca como infracción el no entregar a los trabajadores la constancia semanal o quincenal de los días laborados cuando el patrón esta obligado.